Het terugvinden van een oud loonstrookje op MyPrimobox is zelden een technisch probleem. De moeilijkheid ligt eerder aan de voorkant: weten of het account nog actief is, of het bijbehorende e-mailadres geldig blijft, en of de documenten vóór de digitalisering goed zijn opgeslagen in de digitale kluis. Dit artikel beschrijft de parameters die daadwerkelijk de toegang tot oude loonstrookjes op deze werknemersruimte bepalen.
E-mailadres en toegang MyPrimobox: de factor die de meeste werknemers blokkeert
De meeste problemen met toegang tot oude loonstrookjes op MyPrimobox komen niet door een bug of een ontbrekend document. Ze komen voort uit een e-mailadres dat niet meer toegankelijk is.
Wanneer een werknemer een bedrijf verlaat, wordt zijn professionele e-mailadres doorgaans binnen enkele weken gedeactiveerd. Als dit adres is gebruikt om het MyPrimobox-account aan te maken, werkt de procedure voor het herstellen van de gebruikersnaam of het wachtwoord niet meer: de resetlink wordt naar een mailbox gestuurd die niet meer bestaat.
De oplossing die door Primobox wordt gedocumenteerd, is dan ook om direct contact op te nemen met de Primobox-ondersteuning om handmatig het e-mailadres bij te werken. Deze procedure kost tijd en vereist dat je je identiteit bewijst.
Voor degenen die hun loonstrookjes met MyPrimobox zonder problemen willen terugvinden na een vertrek, blijft de meest effectieve voorzorgsmaatregel om over te schakelen naar een persoonlijk e-mailadres zolang het bedrijfsaccount nog actief is. Deze handeling kan in de accountinstellingen in enkele klikken worden uitgevoerd.
| Situatie | Toegang tot oude loonstroken | Vereiste actie |
|---|---|---|
| Persoonlijk e-mailadres opgegeven voor vertrek | Onmiddellijk, autonoom | Gewone inlog op myprimobox.net |
| Professioneel e-mailadres nog actief | Onmiddellijk, maar tijdelijk | Wijzig het adres in de instellingen zonder te wachten |
| Professioneel e-mailadres gedeactiveerd, geen persoonlijk e-mail gekoppeld | Geblokkeerd | Neem contact op met de Primobox-ondersteuning met identiteitsbewijs |
Digitale kluis MyPrimobox: wat er wordt bewaard na vertrek
De MyPrimobox-ruimte functioneert als een persoonlijke digitale kluis. Alle documenten die door de werkgever zijn ingediend (loonstroken, contracten, aanvullingen) blijven zonder tijdslimiet raadpleegbaar, zelfs na het einde van het arbeidscontract.
Deze levenslange bewaring onderscheidt MyPrimobox van een eenvoudig HR-intranet. Een intranet sluit de toegang zodra de werknemer het bedrijf verlaat. De kluis behoort echter toe aan de werknemer. De werkgever heeft er geen toegang meer toe zodra het document is ingediend.
Daarentegen zijn alleen de gedigitaliseerde documenten via de DEMAT RH-oplossing van Primobox aanwezig in deze ruimte. Concreet betekent dit dat:
- Loonstroken die vóór de invoering van de digitalisering in het bedrijf zijn uitgegeven, niet in MyPrimobox verschijnen, ze blijven op papier of in een ander systeem
- Documenten van een vorige werkgever die Primobox niet gebruikt, zijn niet in dezelfde ruimte aanwezig, elke werkgever gebruikt zijn eigen oplossing
- De persoonlijke bestanden die de werknemer zelf heeft geïmporteerd (facturen, bewijsstukken, kopie van identiteitskaart) blijven toegankelijk op dezelfde manier als de HR-documenten
Om te weten sinds wanneer uw vorige werkgever de loonstroken digitaliseerde, is het het eenvoudigst om de datum van het oudste document in uw MyPrimobox-structuur te controleren.
Zoeken naar oud loonstrookje: navigatie en filters in MyPrimobox
Eenmaal ingelogd zijn er drie methoden om een specifiek loonstrookje te lokaliseren. De startpagina toont de laatste niet-geconsulteerde documenten, wat alleen nuttig is voor recente indieningen.
Voor een loonstrook van enkele maanden of jaren geleden is de mappenstructuur de meest betrouwbare methode. De documenten zijn door de werkgever geclassificeerd volgens een vooraf gedefinieerde structuur (meestal per jaar, dan per maand). Door op “Mijn documenten” te klikken, krijgt men toegang tot deze structuur en navigeert men naar de map die overeenkomt met de gewenste periode.
De zoekbalk is de derde optie. Hiermee kan men filteren op trefwoord, documenttype of periode. Op de mobiele applicatie en op de webversie is de MyPrimobox-ruimte 24/7 toegankelijk, waardoor het mogelijk is om op elk moment een loonstrook te downloaden of te delen.
Een oud loonstrookje downloaden en afdrukken vanuit MyPrimobox
Elk document kan worden gedownload in PDF-formaat. Op mobiel stelt de MyPrimobox-app (beschikbaar op iOS en Android) gebruikers in staat om een loonstrook rechtstreeks vanaf hun smartphone te bekijken, te downloaden en te delen.
Voor een hypotheekaanvraag of een administratief dossier dat de laatste drie loonstroken vereist, voorkomt deze functionaliteit dat men de vorige werkgever hoeft te benaderen. De PDF die vanuit MyPrimobox is gedownload, heeft dezelfde bewijswaarde als het originele papieren loonstrookje.
Beperkingen om te kennen voordat je op MyPrimobox rekent voor je loonarchieven
MyPrimobox lost het probleem van langdurige archivering op voor werknemers wiens werkgever Primobox gebruikt. Maar er zijn verschillende beperkingen die duidelijk moeten worden gesteld.
De eerste betreft de dekking: niet alle Franse bedrijven maken gebruik van Primobox. Een werknemer die vijf verschillende werkgevers heeft gehad, kan zich met loonstroken bevinden die verspreid zijn over MyPrimobox, een andere digitale kluis en papieren archieven. Geen enkele unieke platform centraliseert de loonstroken van alle werkgevers.
De tweede beperking heeft betrekking op de gedekte periode. De digitalisering van de loonstrook vereist sinds de Arbeidswet geen toestemming van de werknemer meer, maar bedrijven hebben dit op zeer verschillende manieren aangenomen. Loonstroken die vóór de invoering zijn uitgegeven, moeten elders worden gezocht.
De derde betreft de beveiliging van het account. Een vergeten wachtwoord in combinatie met een verouderd e-mailadres creëert een echte blokkadesituatie. Het updaten van je contactgegevens in MyPrimobox zou een reflex moeten zijn bij elke functiewijziging, net als de overdraagbaarheid van een zorgverzekering of het bijwerken van je adres bij de belastingdienst.
De gedigitaliseerde loonstrook op MyPrimobox biedt een duurzame en autonome archivering, op voorwaarde dat de werknemer zijn toegang vooraf heeft beveiligd. Voor degenen die na meerdere jaren een oud account terugvinden, blijft de procedure bij de Primobox-ondersteuning de laatste redmiddel, trager maar functioneel.